Los documentos académicos más importantes que deben tenerse actualizados y en perfecto estado son:
Los diplomas y títulos de cada etapa de escolaridad: diploma de bachiller, diploma de estudios postsecundarios, diploma de estudios universitarios o técnicos, diplomas de estudios post-universitarios (especializaciones, maestrías y otros).
La constancia certificada de notas, emitida por la respectiva institución educativa.
El puesto y rango obtenido por el candidato en el curso de sus estudios universitarios.
El pénsum de estudios, muy útil en el caso de que el estudiante necesite que le sean reconocidas o validadas ciertas materias cursadas.
Es de suma importancia que los diplomas cuenten con la firma de la más alta autoridad académica de la institución de enseñanza que los expidió; el rector, al tratarse de una universidad o el director, cuando se trata de un instituto de estudios secundarios o técnicos post-secundarios.
Todos los documentos académicos deben ser legalizados y traducidos al idioma del país donde se desea estudiar.
A veces, se exige que las traducciones sean realizadas por intérpretes públicos autorizados por el país receptor (en esos casos los consulados cuentan con listas de estos profesionales) o pertenecientes al colegio o gremio profesional respectivo del país de destino.
Algunos países exigen también que los documentos académicos reciban un sello o apostilla que otorga la respectiva autoridad consular.
Si el candidato viaja acompañado de su familia, el cónyuge y los hijos deben también presentar sus respectivos diplomas académicos.
Si el candidato a realizar estudios en el exterior es un graduado universitario con experiencia profesional y acreditación en un colegio profesional, conviene tener al día el documento probatorio de dicha membresía.
Se trata de una constancia que puede ser exigida por las autoridades académicas encargadas de la admisión o simplemente puede servir de respaldo de la descripción del perfil del candidato que debe incluirse en la llamada carta de solicitud admisión.